GmbH gründen: der Ablauf Schritt für Schritt

Die GmbH ist der Klassiker unter den Rechtsformen und für große Pläne die richtige Wahl. Schließlich können sich Investoren der Unternehmung ganz einfach als Gesellschafter anschließen. Gehaftet wird nur mit dem jeweils eingebrachten Kapital. Das Privatvermögen bleibt im Worst Case verschont. Auch in der Außenwirkung überzeugt die GmbH dank der hohen Mindesteinlage von 25.000 Euro. Aber wie gründet man eine GmbH? Wir gehen den Ablauf Schritt für Schritt mit euch durch.

Schritt 1: Rechtsform noch einmal hinterfragen

Wie gesagt: Es sprechen sehr viele Gründe dafür, eine GmbH zu gründen. Dennoch sollte man sich auch die anderen Rechtsformen anschauen. Welche Rechtsform die richtige ist, hängt von der geplanten Unternehmung ab. Wenn es die GmbH werden soll, sind hier die absoluten Basics, die ihr wissen müsst:

1. Es ist ein Stammkapital von 25.000 Euro zur Gründung einer GmbH notwendig. Mindestens die Hälfte (12.500 Euro) sind davon bei der Gründung aufs Geschäftskonto einzuzahlen. 

2. Eine GmbH kann auch aus einer einzigen Person bestehen (Ein-Personen-Gmbh).

3. Wird die GmbH von mehreren Gesellschaftern gegründet, muss jeder Gesellschafter bei der Gründung mindestens ein Viertel der gesamten Stammeinlage einzahlen.

4. Für die Gründung einer GmbH ist ein Gesellschaftervertrag notwendig. Diese muss von einem Notar beurkundet werden. 

5. Eine GmbH muss im Handelsregister eingetragen werden. Die Anmeldung übernimmt in der Regel ein Notar, nachdem die Einzahlung der Stammeinlage erfolgt ist. 

6. Die GmbH unterliegt der doppelten Buchführung bzw. Bilanzierung. Eine einfach Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) reicht nicht aus.

→ Die Rechtsformen und ihre Vor- und Nachteile im Überblick

Schritt 2: Firmenname definieren

Was ihr “verkaufen” bzw. welche Dienstleistung ihr anbieten wollt, wisst ihr natürlich schon. Um den passenden Firmen- / Markennamen für eine GmbH zu finden, braucht es oft noch etwas Zeit. Diese Zeit solltet ihr euch auch nehmen, denn im harten Wettbewerb kann eine eingängige Firmierung durchaus über Erfolg oder Misserfolg mitentscheiden.

1. Der Name sollte leicht auszusprechen sein und sich schnell im Kopf festsetzen.

2. Die Firmierung darf keine Namensrechte verletzen-

3. Der Name des Unternehmens ist bestenfalls noch als Domain verfügbar. 

4. Der Firmenname spiegelt euer Produkt bzw. die Philosophie hinter dem Produkt wieder. 

→ Den passenden Namen für ein Start-up finden: noch mehr Tipps 

Schritt 3: Gesellschaftsanteile / Stimmrechte verteilen

Je nach Höhe der jeweiligen Anteile an einer GmbH, werden auch die Gewinne und Verluste der Gesellschaft mit beschränkter Haftung verteilt. Prinzipiell ist auch eine andere Regelung möglich. Diese muss dann aber deutlich im Gesellschaftervertrag festgehalten werden. Als Gründerteam solltet ihr euch also über die Verteilung klar sein, BEVOR ihr den nächsten Schritt in Angriff nehmt.

Schritt 4: Gesellschaftervertrag erstellen

Den Gesellschaftervertrag könnt ihr prinzipiell selber erstellen. Wir empfehlen jedoch, sich dabei von einem Anwalt oder Notar beraten zu lassen. Letzterer muss diesen ohnehin am Ende beurkunden.

Folgende Punkte werden im Gesellschaftervertrag einer GmbH festgehalten:

  • Name der Firma
  • Firmensitz
  • Unternehmenszweck
  • Höhe des Stammkapitals
  • Zahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile jedes Gesellschafters
  • Gesellschafterliste mit Angaben zu Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort
  • individuelle Regelungen

Schritt 5: Notartermin vereinbaren

Spätestens jetzt sollte man einen Termin beim Notar vereinbaren. Dieser muss den Gesellschaftervertrag (die Satzung) beglaubigen. Danach solltet ihr schnellstmöglich bei der Bank vorstellig werden, um ein Geschäftskonto zu eröffnen.

Sobald die Einzahlung der Stammeinlage auf das Geschäftskonto erfolgt ist, muss der Einzahlungsbeleg schnellstmöglich an den Notar übermittelt werden. Dieser beauftragt das Amtsgericht daraufhin mit der Eintragung der GmbH ins Handelsregister.

Wichtig: In der Zeit zwischen notarieller Beurkundung und tatsächlicher Eintragung ins Handelsregister ist die GmbH noch nicht geschäftsfähig und muss den Zusatz “in Gründung” bzw. “i. G.” führen (GmbH i.G.). Je zeitnaher die Geschäftskontoeröffnung nach der notariellen Beurkundung erfolgt, desto besser. 

Schritt 6: Gewerbeanmeldung & steuerliche Erfassung

Eine GmbH muss auch beim örtlichen Gewerbeamt angemeldet werden. Kosten und Aufwand sind überschaubar. Wichtig ist, dass die Handelsregisternummer vorhanden ist. Die Gewerbeanmeldung kann also erst erfolgen, sobald das Amtsgericht die Eintragung durchgeführt und euch die Handelsregisternummer mitgeteilt hat.

Gleichzeitig ist die GmbH dem Finanzamt zu melden. Füllt dazu einfach einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Dieser sollte der zuständigen Behörde innerhalb eines Monats nach Anmeldung beim Gewerbeamt vorliegen. Daraufhin wird das Finanzamt eurer GmbH eine Steuernummer zuweisen.

GmbH Gründung: die Kosten im Überblick

Die Kosten für eine GmbH Gründung variieren. Ausschlaggebend ist, welche Dokumente ihr selber erstellt und in welchem Umfang ihr euch anwaltlich oder von einem Notar beraten lasst. In jedem Fall fällig werden die pauschalen Kosten für den Handelsregistereintrag in Höhe 150 Euro. Die Kosten für die notarielle Beurkundung der Satzung hängen vom Wert der GmbH ab. Hier solltet ihr zwischen 400 und 800 Euro einkalkulieren.

→ Alle Gründungskosten für Start-ups auf einen Blick

Schritt 7: Erstellung einer Eröffnungsbilanz

Einfach loslegen? Nicht bei einer GmbH. Bevor ihr den Geschäftsbetrieb aufnehmen könnt, müsst ihr eine Eröffnungsbilanz erstellen und diese an das Registergericht übermitteln. Sollen Mitarbeiter eingestellt werden, ist außerdem eine Betriebsnummer bei BNS (Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit) zu beantragen und eure Firma bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden.

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