Home-Office: die häufigsten Fragen

Die Coronakrise hat den Trend beschleunigt: Immer mehr Unternehmen verlagern Tätigkeiten ins Home-Office – mit zahlreichen Vorteilen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Aber ein paar Fragen bleiben. Zum Beispiel: Wer zahlt eigentlich für Ausstattung und Betriebskosten – und wie ist das mit den Versicherungen? Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zur Home-Office-Lösung.

Was braucht man an Ausstattung im Home-Office?

Das wichtigste ist ein anständiger PC – oder aber ein leistungsfähiger Laptop. Auf diesem sollte dann mindestens eine gute Sicherheitssoftware (Antivirenprogramm, Firewall etc.) installiert werden. Auch ein Telefon und / oder Smartphone sollte logischerweise vorhanden sein. Nicht immer notwendig, aber hier und da noch immer sinnvoll: ein Drucker. Je nachdem wo das Home-Office in den eigenen vier Wänden eingerichtet werden soll, könnten Repeater oder Access Point benötigt werden. Das WLAN-Signal wird dadurch verstärkt bzw. verlängert.

Wer bezahlt für die Home-Office-Ausstattung?

“Ist ja alles schön und gut mit dem Home-Office, aber wer zahlt mir das alles?”. Fakt ist: Eine gesetzliche Vorschrift, dass Arbeitgeber die Kosten für die Home-Office-Ausstattung übernehmen müssen, gibt es nicht. Aber: Weil der Arbeitgeber den Arbeitsschutz im Home-Office garantieren muss, ergibt sich dadurch auch indirekt eine Pflicht, für geeignete Arbeitsmittel – also Büromöbel, PC, Drucker und Kommunikationsmittel – zu sorgen, falls diese noch nicht vorhanden sind. Falls schon vorhanden, sollten dennoch individuelle Vereinbarungen getroffen werden – beispielsweise für die Kostenübernahme von Druckerpatronen, Papier oder notwendiger Zusatzsoftware.

Wie sieht es mit den Strom- und Betriebskosten aus?

Wer im Home-Office für seinen Arbeitgeber arbeitet, statt lediglich private Dinge zu erledigen, verbraucht häufig mehr Betriebskosten. Gemäß § 670 BGB muss der Arbeitgeber für diese Kosten aufkommen, wenn sie nachweislich erforderlich sind, um die beauftragte Arbeit durchzuführen. Da es in der Praxis oft nicht sauber zu trennen ist, empfiehlt sich eine individuelle Vereinbarung, die Arbeitgeber und Arbeitnehmern schriftlich festhalten sollten.

Gelten im Home-Office die gleichen Arbeitszeiten?

Kurz und bündig: ja! Die vertraglich vereinbarte Kernarbeitszeit ist auch im Home-Office einzuhalten – das gilt auch für die Pausen und ein möglicherweise Verbot der Sonntagsarbeit. Allerdings sind bezüglich der Arbeitszeitgestaltung individuelle Vereinbarungen möglich. Diese machen insbesondere dann Sinn, wenn keine dauerhafte Erreichbarkeit zur Kernarbeitszeit gewährleistet sein muss und man die Vorteile der Heimarbeit für alle Beteiligten voll ausschöpfen möchte.

Bin ich im Home-Office unfallversichert?

Was den Versicherungsschutz betrifft, so gibt es keinen Unterschied zwischen einem Mitarbeiter im internen Büro und einem im Home-Office. Hier gilt ganz klar: Wer im Home-Office arbeitet, ist voll unfallversichert. Der Versicherungsschutz gilt auch während notwendiger, für die Ausübung der Tätigkeit notwendigen Besorgungen – zum Beispiel dem Kauf neuer Büromaterialien.

Tipp: Haftpflichtversicherung

Heimarbeitsplätze sind in der Regel anfälliger für Cyberattacken sowie plötzliche Stromausfälle etc. und den daraus resultierenden Folgen. Als Arbeitgeber sollten Sie daher prüfen, ob eine erweiterte Haftpflichtversicherung für Mitarbeiter im Home-Office sinnvoll ist.

Was gibt es bei der Hausratversicherung zu beachten?

Ist das Home-Office nur über die privaten Räume des Arbeitnehmers zugänglich, ist die Ausstattung – sofern Eigentum des Arbeitnehmers – für gewöhnlich über die private Hausratversicherung versichert. Wir empfehlen an dieser Stelle, Kontakt mit der Versicherungsgesellschaft aufzunehmen und die individuellen Versicherungsbedingungen persönlich durchzusprechen. Gegebenenfalls sind die Kosten für die Hausratversicherung steuerlich absetzbar.

Kann ich das Home-Office steuerlich geltend machen?

Was man als Arbeitnehmer von der Steuer absetzen kann, hängt vor allem davon ab, wer welche Kosten übernimmt. Prinzipiell können Arbeitnehmer Heimarbeitsplätze (Strom, Einrichtung, anteilige Miete) mit max. 1.250 Euro / Jahr und pro Person geltend machen. Einschränkungen: Der räumlich vom Rest der Wohnung getrennte Raum darf ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden und muss bürotypisch ausgestattet sein. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer wird das Finanzamt nicht anerkennen.

Arbeitgeber, die für die Home-Office-Ausstattung und -Betriebskosten aufkommen, können den Betrag wie gewohnt als Betriebsausgaben deklarieren und damit steuerlich geltend machen. 

Wer ausschließlich von zu Hause arbeitet und seine berufliche Tätigkeit an keinem anderen Ort ausübt, kann – sofern die oben genannten Einschränkungen erfüllt sind – die Kosten für das Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe von der Steuer absetzen.

Tipp für Arbeitgeber:

Durch die eingesparte Bürofläche sparen Sie sich jede Menge Geld. Investieren Sie einen Teil davon in eine sichere Home-Office-Ausstattung Ihrer Mitarbeiter/innen. IT-Sicherheitsexperten empfehlen, private Rechner und Dienstrechner strikt voneinander zu trennen. Nur so lassen sich wichtige IT-Sicherheitskonzepte auch im Home-Office umsetzen.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Home-Office, gibt es sogar eine gesetzl. Pflicht, die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) für den Datenschutz umzusetzen.

Im Rahmen des Förderprogramms go-digital können Sie bis zu 50 % der Kosten, die für ein zertifiziertes Beratungsunternehmen (Beratung, Einbau und Konfiguration des Home-Office) aufzuwenden sind, erstattet bekommen.

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